别把会议记录直接甩给 AI：先抽一张「四区定夺卡」，再写成稿纪要

四区定夺卡的核心架构

1. 已敲定决议（Decisions）：只收录会议现场全员明确达成共识的事项。每条决议必须包含结论内容与达成共识的上下文。若某项议题仅处于提议或探讨阶段，必须留在未决或背景分区。
2. 行动项与责任清单（Action Items）：严格遵循四要素标准，即“具体动作 + 唯一负责人 + 明确截止时间 + 交付验收标准”。四要素缺一不可；若原始材料中未提及负责人或时间，必须显式标注为“待认领”或“待定”，由人工在会后核实补齐。
3. 悬而未决与待确认事项（Open Questions & Gaps）：完整记录现场存在分歧、暂无共识或等待场外信息输入的议题。明确列出争议双方的核心观点、当前卡点以及下一步跟进机制。
4. 决策背景与排他依据（Context & Exclusions）：精炼记录支撑上述决议的核心事实与数据，同时列出本次会议明确排除或否决的备选方案，防止会后出现重复讨论。

一条可直接复制的抽取 Prompt 模板

你是一名严谨的会议秘书与信息架构师。请从我提供的会议原始记录中，抽取出结构化的《四区定夺卡》。

<meeting_transcript>
[在此粘贴会议录音转写稿、现场笔记或讨论发言记录]
</meeting_transcript>

<extraction_rules>
1. 严格基于材料提取，如实反映材料内容，仅记录已有事实与分工。
2. 遇到信息模糊或存在分歧的内容，如实归入【悬而未决与待确认事项】，保持原样留待人工定夺。
3. 输出结果按以下四个模块严格排版：

【模块一：已敲定决议（Decisions）】
- [决议编号] 决议事项：[简明结论] | 共识依据：[摘录或简述形成共识的关键发言]

【模块二：行动项与责任清单（Action Items）】
- [待办编号] 动作：[具体动作] | 负责人：[姓名或岗位，未提及填“待认领”] | 截止时间：[具体日期，未提及填“待定”] | 交付物：[明确产出标准]

【模块三：悬而未决与待确认事项（Open Questions & Gaps）】
- [待决编号] 核心议题：[事项名称] | 各方分歧/卡点：[核心争议] | 待确认信息：[依赖的外部条件或后续动作]

【模块四：决策背景与排他依据（Context & Exclusions）】
- 核心背景：[支撑决议的关键事实或数据]
- 已排除方向：[会上明确否决的备选方案]
</extraction_rules>

研发与运营联席会的对比案例

原始会议对话片段

徐敏（运营主管）：“第四季度履约中台架构改造，大家都在赶大促，我们华东和华南的门店根本抽不出人手做系统联调。我建议把所有线下门店的升级全部推迟到明年春天，等大促彻底结束再说。” 陈默（技术主管）：“全部推迟肯定不行。底层服务器和网络切流资源已经在 Q4 预算里锁定了，整体后延两个月会造成几十万的计算资源空置。而且华东大区的门店目前使用的是老网关，双十一期间面临很大的并发风险。” 周林（产品负责人）：“双方的顾虑都合理。我们折中一下：分两批上线。华东大区必须在 11 月 5 日前完成网关切流，由技术部派驻现场支持；华南和其他大区的门店升级，延期到明年 1 月中旬启动。这样既保障了大促稳定性，也释放了运营人手。大家看可行吗？” 徐敏：“华东先上可以接受，但技术部必须保证现场有人兜底。” 陈默：“没问题。下周三（9 月 17 日）下班前，我把华东切流的技术方案和应急回滚手册定稿发出来。” 徐敏：“那我这边周五下班前，提交首批参与试点的 20 家华东直营店名单。” 赵峰（客服主管）：“还有个事情，智能客服工单系统跟新中台的对接，到底谁来牵头做改造测试？我们部门现在只有两个人懂这个业务。” 周林：“今天时间不够了，客服工单对接的事下周二上午专门开会定，赵峰你先把对接缺口列个清单。”

错误做法：直接让 AI“整理成会议纪要”

会议纪要（常见错误草稿）： 本次会议讨论了 Q4 履约中台改造事宜。运营部提出线下门店人手紧张，建议将升级推迟至明年春天。会议决定推进系统改造，分批次上线。技术部将负责推进切流方案，运营部负责提供试点门店名单。客服工单系统对接工作已启动，后续将完成相关改造。

正确做法：第一步生成四区定夺卡

【模块一：已敲定决议（Decisions）】
- D01 决议事项：履约中台改造采取“两批分阶段上线”方案。华东大区于 11 月 5 日前完成切流升级；华南及其他大区推迟至次年 1 月中旬启动。 | 共识依据：周林提出折中方案，徐敏与陈默均明确表示同意。

【模块二：行动项与责任清单（Action Items）】
- A01 动作：输出华东切流技术方案与应急回滚手册 | 负责人：陈默（技术部） | 截止时间：9 月 17 日（下周三）下班前 | 交付物：定稿方案及回滚文档
- A02 动作：提交首批试点门店名单 | 负责人：徐敏（运营部） | 截止时间：本周五下班前 | 交付物：20 家华东直营店试点清单
- A03 动作：梳理客服工单对接缺口清单 | 负责人：赵峰（客服部） | 截止时间：下周二前 | 交付物：工单对接缺口清单

【模块三：悬而未决与待确认事项（Open Questions & Gaps）】
- O01 核心议题：智能客服工单系统与新中台对接牵头人及测试方案 | 各方分歧/卡点：客服部人力受限，当前无法独立承接改造测试 | 待确认信息：定于下周二上午召开专项会议讨论定夺。

【模块四：决策背景与排他依据（Context & Exclusions）】
- 核心背景：Q4 计算与网络资源已锁定，华东老网关存在大促并发隐患。
- 已排除方向：会议明确否决了“所有线下门店统一推迟至次年春季”的全量延期提议。

第二步生成正式会议纪要

# 履约中台架构改造与门店联席会对齐纪要

## 一、核心决议 {#一核心决议}
针对 Q4 履约中台升级方案，会议经讨论决定采取分批试点上线策略：
- **第一阶段（华东大区）**：定于 11 月 5 日前完成系统网关切流，技术部安排专人进行现场支持与应急保障；
- **第二阶段（其他大区）**：华南及其他区域门店升级整体调整至次年 1 月中旬启动，避开大促业务高峰。
- **排除方案**：会议全盘评估了全量延期对服务器资源与大促并发的影响，明确否决了全量推迟至春季的提议。

## 二、任务分工与行动计划 {#二任务分工与行动计划}
| 待办事项 | 负责人 | 截止时间 | 交付标准 |
| :--- | :--- | :--- | :--- |
| 华东切流技术方案及应急回滚手册定稿 | 陈默（技术主管） | 9 月 17 日 18:00 | 包含切流步骤与回滚预案的正式文档 |
| 提交首批试点直营门店名单 | 徐敏（运营主管） | 本周五 18:00 | 覆盖 20 家华东核心直营店的确认清单 |
| 整理智能客服工单系统对接需求缺口 | 赵峰（客服主管） | 下周一 18:00 | 形成书面缺口清单，供专项会讨论 |

## 三、待决议事项及后续安排 {#三待决议事项及后续安排}
- **议题**：智能客服工单系统改造牵头团队与测试排期。
- **现状**：因客服部业务人手紧张，现场未形成最终方案。
- **后续跟进**：定于下周二上午召开专项对齐会，确定对接牵头部门及排期。

为什么定夺卡能提升生成质量

1. 消除任务冲突：直接起草纪要需要模型同时完成“信息筛选”、“事实去重”、“逻辑排序”和“润色排版”等多重目标。四区定夺卡将抽取阶段的关注点严格限制在“事实分类与字段核实”上，大幅降低了模型的认知负荷。
2. 强制约束字段完整性：口语转写通常包含大量断句与省略。定夺卡强行要求模型填满“负责人”、“截止时间”与“交付物”，迫使模型主动识别材料中的信息缺口，而不是通过平滑语句蒙混过关。
3. 保留真实的协作边界：会议中的分歧往往包含着关键的业务风险。定夺卡为争议内容保留了专属的“悬而未决”分区，有效阻断了模型为了达成形式上的完备而擅自下定论的行为。

适用场景与安全边界

• 跨部门需求评审与架构决策会：涉及利益诉求多样、技术细节复杂的讨论，必须严格区分探讨与决议；
• 项目周会与日常站会：需要高效提炼行动项，确保每项任务责任到人；
• 突发故障复盘会：必须客观记录事故原因、已采取措施与遗留待办，严防推诿或信息遗漏。

发布前 30 秒检查清单

1. 决议共识度：所有收录在决议模块的内容，是否均有明确的共识依据，确认收录的是共识结论？
2. 四要素完整性：行动项清单中的动作、负责人、截止时间与交付物是否全部清晰，责任是否清晰对应到人？
3. 分歧留存度：现场尚未形成共识的争议点，是否在待确认模块中如实保留，客观呈现待定状态？
4. 背景排他性：被会议明确否决的备选方案是否已列入排除项，避免会后重复讨论？
5. 缺口显式化：缺少时间或负责人的待办，是否醒目标注了“待定”或“待认领”，保持真实信息边界？